Q & A : Questions et Actions

Si vous êtes angoissé à l’idée de faire le grand saut ou si vous en repoussez simplement le moment par peur de l’inconnu, voici votre antidote. Notez vos réponses sur une feuille de papier et n’oubliez pas que vous creuser les neurones ne sera jamais aussi fructueux ou prolifique que laisser vos idées se répandre sur le papier. Ecrivez, ne corrigez pas – visez la quantité.

  1. Définissez votre cauchemar, la pire chose qui puisse advenir si vous faites ce que vous envisagez.
  2. Quelles mesures pourriez-vous prendre pour réparer les dégâts ou remettre les choses en bonne voie, même de manière temporaire ?
  3. Quels sont les résultats ou les avantages, ponctuels et permanents, des scénarios les plus probables ?
  4. Si vous étiez renvoyé de votre travail aujourd’hui, que feriez-vous pour vous en sortir financièrement ?
  5. Que repoussez-vous par peur ?
  6. Qu’est-ce que cela vous coûte – financièrement, émotionnellement, physiquement – de remettre l’action à plus tard ? Si vous ne faites pas ces choses dont vous avez envie, où en serez-vous dans 1, 5 et 10 ans ?
  7. Qu’attendez-vous pour agir ?

L’irréaliste est plus facile à accomplir que le réaliste

C’est plutôt désert, sur les sommets. 99% des gens sont convaincus qu’ils sont incapables de réaliser de grandes choses, donc ils visent le médiocre. La compétition, dès lors est nettement plus féroces pour les objectifs réalistes, qui, paradoxalement, exigent donc davantage de temps et d’énergie. Il est plus facile de lever 10 millions d’euros qu’un million d’euros. Il est plus facile d’avoir un 10 que cinq 8.

Si vous doutez de vous, devinez quoi ? Le reste du monde aussi. Ne surestimez pas la concurrence et ne vous sous-estimez pas. Vous êtes meilleur que vous ne le pensez.

Les objectifs déraisonnables et irréalistes sont plus faciles à atteindre pour une autre raison encore.

Avoir un but exceptionnellement ambitieux est une perfusion d’adrénaline qui vous apporte l’endurance pour surmonter les essais et tribulations qui se dressent sur le chemin de tout objectif. Les objectifs réalistes, cantonnés à une ambition médiocre, n’inspirent pas et ne vous alimenteront que jusqu’au premier ou au deuxième problème, et vous jetterez alors l’éponge. A récompenses potentielles médiocres ou moyennes, effort médiocre.

Pareto et son jardin : la règle des 80/20 et la fin de la futilité

On peut résumer la loi de Pareto de la façon suivante : 80% des outputs sont produits par 20% des inputs. On ira par exemple, selon le contexte :

  • 80% des conséquences découlent de 20% des causes ;
  • 80% des résultats découlent de 20% de l’effort et du temps ;
  • 80% des bénéfices d’une entreprise sont générés par 20% de ses produits et clients.

La liste est infiniment longue et variée, et le ratio est souvent encore plus fortement déséquilibré : 90/10, 95/5 et 99/1 ne sont pas rares, mais le minimum à rechercher est 80/20.

Lorsque je suis tomé par hasard sur le travail de Pareto à une heure avancée de la nuit, j’étais dans une période où je travaillais 15 heures par jour 7 jours/7, me sentant complètement dépassé et impuissant. Je me réveillais avant l’aube pour passer des coups de fil au Royaume-Uni, je m’occupais des Etats-Unis de 9 h à 19 h et du Japon et de la Nouvelle-Zélande jusqu’à minuit. J’étais coincés dans un train de marchandises fou sans freins, à enfourner du charbon dans le fourneau faute de meilleure option. J’avais le choix : courir tout droit à l’épuisement ou expérimenter les idées de Pareto. Le lendemain matin, j’ai commencé à disséquer mes activités et ma vie personnelle à l’aune de deux questions :

  1. Quelles sont les 20% de sources qui sont cause de 80% de mes problèmes et de mon insatisfaction ?
  2. Quelles sont les 20% de sources qui produisent 80% de mes résultats souhaités et de mon bonheur ?

L’illusion du 9 h – 19 h et la loi de Parkinson

Pour ce qui est de l’entrepreneur, le gaspillage de temps est une question de mauvaises habitudes et d’imitation. Je ne fais pas exception. La plupart des entrepreneurs sont d’anciens salariés et viennent de la culture du 9 h – 19 h. Et donc, ils adoptent les mêmes horaires, qu’ils fonctionnent ou non à 9 h du matin ou qu’ils aient besoin de 9 heures pour générer leur revenu cible. Ces horaires sont une convention sociale et un héritage obsolète de l’approche des résultats par e volume. Comment est-il possible que tout le monde, partout, ait besoin d’exactement 9 heures pour accomplir son travail ? Ce n’est pas le cas. Le 9 h – 19 h est arbitraire.

Puisque nous avons 9 heures à remplir, nous remplissons 9 heures. Si nous en avions 15, nous en remplirions 15.  Lorsque nous avons une urgence qui exige que nous quittions notre bureau dans les 2 heures mais que nous avons un travail urgent à terminer, nous accomplissons miraculeusement les tâches en question en 2 heures.

La loi de Parkinson.

Cette loi dit qu’une tâche grossira en importance et complexité (perçue) à la mesure du temps alloué à sa réalisation. C’est la magie des dates butoirs imminentes. Si je vous donne 24 heures pour achever un projet, cette pression du temps vous oblige à vous concentrer sur l’exécution et vous n’avez d’autre choix que de faire l’essentiel, et rien que l’essentiel. Si je vous donne une semaine, c’est 6 jours à transformer une taupinière en montagne. Si je vous donne 2 mois, Dieu nous garde, cela devient un monstre mental. Le produit final de la date butoir imminente est presque toujours aussi bon ou meilleur du fait d’une focalisation plus pointue.

Découle de cela un phénomène très curieux. Il y a deux approches synergiques pour augmenter la productivité qui sont des inversions l’une de l’autres :

  • Limiter les tâches à l’important pour réduire le temps de travail (80/20).
  • Réduire le temps de travail pour limiter les tâches à l’important (loi de Parkinson).

La meilleure solution est d’utiliser les deux ensemble : identifier le petit nombre de tâches essentielles qui contribue le plus au revenu et les programmer avec des dates butoir très courtes et précises.

Tous les diables ne sont pas égaux

Pour notre propos, nous définirons une interruption comme tout élément empêchant l’achèvement d’une traite d’une tâche prioritaire. Il y a trois principaux délinquants :

  1. Ce qui vous fait perdre votre temps : les choses qui peuvent être laissées de côté sans grandes conséquences. Par exemple, les réunions, les discussions, les coups de téléphone, surfer sur le Web et les courriel qui ne sont pas importants.
  2. Ce qui consomme du temps : les tâches répétitives ou requêtes qui doivent être traitées mais interrompent souvent un travail plus important ou plus ambitieux. En voici quelques-unes que vous connaissez sûrement : lire vos courriels et y répondre, recevoir et donner des coups de téléphones ; le service client, le reporting financier ou commercial, les achats personnels, toutes les actions et tâches récurrentes auxquelles on ne peut échapper.
  3. Assistanat : cas ou une personne a besoin d’une validation pour de petites choses. Par exemple : régler les problèmes des clients, des contacts clients,, dépenses de trésorerie en tout genre.

Ce qui vous fait perdre votre temps : devenez ignare

Pour commencer, limitez la consommation et la production de courriels. Ils sont la source numéro 1 d’interruption dans notre monde moderne.

  • le cas échéant, coupez l’alerte sonore sur votre messagerie et désactivez également la fonction automatique envoyer/recevoir, qui dirige les courriels dans votre boîte aux lettres dès qu’ils sont envoyés ;
  • vérifiez votre boîte aux lettres électronique deux fois par jour, une fois à midi ou juste avant le déjeuner et une autre à 16h. De la sorte, vous êtes assuré de prendre connaissance de la plupart des réponses aux courriels que vous avez envoyés. Ne commencez jamais votre journée en vérifiant votre boîte de réception. Attelez vous plutôt à mener à bien votre tâche la plus importante avant 11h.

L’art de vivre à choix minimal

L’art de vivre à choix minimal devient un outil attractif lorsque nous considérons deux vérités :

  1. Comparer plusieurs options coûte de l’attention, qui ne peut alors être consacrée à l’action ou à la conscience de l’état présent.
  2. L’attention est indispensable à la productivité mais aussi à l’évaluation.

D’où :

  • Trop de choix = moins ou pas de productivité
  • Trop de choix = mois ou pas d’évaluation
  • Trop de choix = sentiment d’être dépassé

Que faire ? vous reporter aux six règles élémentaires ci-dessous :

  1. Fixez-vous des règles qui vous permettront d’automatiser le plus grand nombre de décisions possible.
  2. Ne provoquez pas d’évaluation avant de pouvoir agir (ex : ne consulter pas votre boîte de réception le vendredi soir ou pendant le weekend si vous risquez de tomber sur des problèmes que vous ne pourrez pas régler avant le lundi matin.
  3. Ne repoussez pas une décision au seul motif d’éviter les conservations difficiles.
  4. Apprenez à prendre des décisions réversibles ou remédiables le plus rapidement possible.
  5. Ne cherchez pas systématiquement la variation – qui augmente le nombre d’options. Les routines favorisent l’innovation là où elle a le plus de valeur.
  6. Regretter, c’est prendre des décisions au passé. Supprimez les pensées négatives pour minimiser les regrets.

Listes des choses à ne pas faire : les neufs habitudes à perdre sans tarder

  1. Ne répondez pas aux coups de téléphone d’inconnus.
  2. N’envoyez jamais de courriels au réveil ou juste avant de vous coucher. (Au réveil, cela bouleverserait vos priorités et vos projets pou rla journée ; au coucher, cela vous empêcherait de dormir.)
  3. Refusez les rendez-vous et les réunions dont l’ordre du jour et l’heure de fin ne sont pas précisément fixés.
  4. Ne laissez pas vos interlocuteurs se perdre en considérations oiseuses. (Quand quelqu’un vous téléphone, oubliez le “Comment allez-vous ?”. Optez plutôt pour “que se passe t-il ?” ou “Le moment n’est pas vraiment bine choisi mais dites-moi ce qui vous amène?” Etre efficace, c’est savoir aller à l’essentiel.+)
  5. Ne vérifiez pas vos courriels à tout bout de champ : “groupez” et vérifiez votre boîte de réception à heures fixes, et seulement à l’heure dite.
  6. ne sur-communiquez pas avec des clients qui vous rapportent peu ou exigent qu’on s’occupe beaucoup d’eux.
  7. Trop de choses à faire ? Refusez le surmenage, établissez des priorités (Quand on ne définit pas de priorités, tout semble urgent et important. Quand on se fixe une et une seule tâche prioritaire pour chaque jour, plus rien ou presque ne semble urgent ou important.).
  8. Ne restez pas branché sur votre mobile 24 heures/24, 7 jours/7.
  9. N’attendez pas du travail qu’il comble un vide qui devrait l’être par une vie sociale et des activités relevant de la sphère personnelle.

 

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